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2020.06.05

ZOOMなどによる大人数のオンラインミーティング実施のポイント【事前準備や工夫が大切】

2020年新型コロナウイルスの流行によって、学校や企業活動の中でwebミーティングサービスの活用がかなり増えてきています。1対1から4名くらいまでのオンラインミーティングであれば、リアルなミーティングとそんなに変わらない感覚で話し合えるかもしれません。

 

しかし、5名以上となると話は変わってきます。大人数のオンラインミーティングならではの工夫や事前準備が必要となるので、この記事ではそのポイントをお伝えしてきたいと思います。

まずは、「大人数のオンラインミーティングではどんな難しさがあるのか」ということについて共有し、その後「大人数のオンラインミーティングではどんな工夫が必要なのか」をお伝えしていきます。

 

何度も実践し、試行錯誤した上でまとめているので、皆様のお役に立てるのではないかなと思います。

それでは、ご覧ください。

 

 

大人数のオンラインミーティングの難しいポイント

まずは、ポイントを押さえるために、ネックとなるポイントについて整理していきたいと思います。特に4つに絞ってご紹介ししていきます。

1.情報が伝わっているか確認しにくい

まずはこちら。ミーティングでは、最初の情報共有が大切ですよね。ただ、大人数のオンラインミーティングでは、参加者の顔や空気感がわからないので情報がきちんと伝わっているかどうか確認しにくいという難しさがあります。

 

情報がきちんと伝わっていないままその後の話し合いに移ってしまい、「話がかみ合わない…」なんてことも。

2.意見やアイデア、質問等を発言しにくい

情報共有だけではなく、各参加者同士のアイデア出しや対話の場面でも、それぞれの空気感がわからないためきちんと伝わっているかどうかわかりません。

きちんと伝わっているかわからないと、発言者は不安になってしまったり、発言することに対して消極的になってしまったりする場合があります。それぞれの発言や共有した情報がきちんと伝わっているかどうか、常に確認できる状態にするという工夫が大切です。

 

また、オンラインミーティングでは、どうしてもその性質上一人ずつ発言するという形になってしまいます。誰かが話している間は、ミュート(消音)にするという暗黙のルールもあったりしますよね。反応が見えないのでより発言することに対するハードルが上がってしまいます。

3.発散した意見やアイデアが重なり合いにくい

一人ずつ発言するという形になってしまうので、意見やアイデアの重なりが生まれにくいという難しさもあります。リアルであれば、一人ひとりの発言に対して、参加者が意見を重ねていくことによってより良いものが生まれていきます。

 

発散した意見やアイデアが重なりにくいので、ただ意見を出し合うだけで終わってしまった…ということも往々にして起こり得ります。やはりミーティングなので参加者の知見を集めてより良いものを”生み出していく”ための工夫が必要ですね。

4.多様かつ、的を絞った話し合いができない

大人数でのミーティングを設定する意図としては、「多様な意見が欲しい」「多角的な視点で検討したい」というものがあるかなと思います。しかし、それが裏目に出てしまうことも。

 

「オンラインミーティングでは、意見を重ねていくことが難しい」と先ほど紹介しました。一人ひとりがアイデアや意見を述べていくだけの会議では、参加者が無意識のうちに自分だからこそ言える意見ではなく、誰でも言えるような無難な意見を言ってしまいがちになったり…、逆に意見を重ねていけないのに、様々な視点を持った人が、それぞれの視点で意見やアイデアを発散するだけでまとまりのない会議になってしまったりします。

 

大人数のオンラインミーティング実施にあたってのポイント

大人数のオンラインミーティングにおいて難しいポイントを軽くご紹介しましたが、上記のネックとなるポイントを理解しつつ、工夫したオンラインの場づくりを意識すれば大人数でも効果的なミーテイングを行うことが可能です。

次からは、そのポイントについて具体的に共有させていただきます。

1.事前に共有しておくべきことは事前に共有する

まずは、こちら。オンラインだとどうしても情報が伝わっているのかわかりにくいということがあったとおもいますが、各自が持っている情報を事前に共有し合っておくことが大切かなと思います。

リアルタイムの画面共有だけではなく、実際の資料を事前に送付しておくというのも効率的な会議のための工夫の一つです。

2.参加のルールを決め、共有する

大人数になればなるほど、参加者はその会議でどのように振舞えばよいのかわからずに不安になります。また、ミーティングが始まるとなかなか発言しにくかったり、空気感がわからず戸惑ったりもします。

まずは、始まる前に参加のルールを共有すると、どのように振舞えばよいのかがわかり安心してミーティングに臨むことができます。

 

例えば、

・なにかわからないところや質問があったらチャットでいつでも共有する

・随時、グッドマークのスタンプを押して反応する

・トイレや飲食などは好きなタイミングで自由に

など、参加のルールをあらかじめ決めて共有することが大切かなと思います。

3.議事録をリアルタイムで共有する

続いては、議事録をリアルタイムで共有するということ。大人数でのオンラインの会議では、話し合っていることがリアルタイムで可視化されるものが無いと、話がいろいろな方向に飛んでしまいます。結果、まとまりが無く、どこに向かっているのかわからなくなってしまうというということが起こり得ます。

 

議事録をリアルタイムで共有したり、編集したりしながら会議を進めていくことで、今私たちは何について検討しているのか、これまでどんな議論があったか、どこに向かえばよいのかということがわかった上で話し合いを進めることができます。

Googleドキュメントや、Textaなどのツールを活用することをおすすめします。

4.少人数で話し合う時間を設ける

大人数でのオンラインミーティングでは、多様かつ的を絞った話し合いは難しいです。しかし、少人数で話し合う時間を設け、そこでどんな話があったか共有し合うという工夫が可能です。

 

少人数に分けることで、一人ひとりが発言する時間が増加したり、的を絞った話し合いが可能になったりします。web会議ツールには、任意の人数に分かれてセッションを行う機能が付いています。こういった機能も積極的に活用してみましょう。

5.便利なツールを活用する

web会議を行う際に活用できる便利なツールがたくさんあります。たとえば、オンラインホワイトボードのサービス、オンライン上のブレーンストーミングツール、コメント・質問の投稿サービス、リアルタイムのアンケート集計サービス…など、会議をより効率よく生産的にするためにこういった便利なツールを使わない手はありませんね。

 

まとめ:大人数でのオンラインミーティングも工夫次第で生産的になる

いかがだったでしょうか。

リアルな場づくりとオンラインの場づくりはそれぞれ、気を配らなければならないところが違います。

上記で紹介したポイントを押さえることも大切ですが、一番はオンラインならではの特性や空気感をよく把握したうえで、どうすればより生産的なミーティングを行うことができるのか、ということを考え抜くことかなと思います。

 

どんな人が参加するのか、どんな場になったらいいのか、どんな流れで進められると良いのか、どんな風に参加してもらいたいのか、このミーティングで何を目指すのか…など考える必要のあることはたくさんあります。

なんとなくではなく、意図をもって場をつくっていけると良いのではないかなと思います。