よくある失敗例｜多くの失敗は、事前に防ぐことができる

1. 制作段階で起こりやすい失敗

1-1. クオリティが不足していた

作成したものの、解像度が不足していたり、撮影方法が適切でなかったり、データ構成が整理されていないといった理由で、公開や再利用に耐えないケースがあります。見た目としては完成していても、用途の拡張に対応できない状態です。

この場合、「せっかく作ったのに使えない」という状況になりやすくなります。制作段階で将来の利用可能性を想定していなかったことが原因になることが多く見られます。

1-2. 活用先が整理されていなかった

制作そのものが目的化してしまい、どこで、誰が、どのように使うのかが整理されていないケースも少なくありません。公開はされたものの、展示、広報、教育などの場面での利用が想定されていないため、活用が広がらない状態になります。

結果として、時間が経つにつれて存在が忘れられてしまうことがあります。活用設計がないまま制作を進めた場合に起こりやすい失敗です。

1-3. 特定の形式やツールに依存してしまった

特定のソフトウェアや独自仕様のシステムに依存した場合、別の用途への転用が難しくなることがあります。また、別部署や外部組織が利用できないという問題も起こりやすくなります。

その時点では最適に見える選択でも、数年後には拡張や更新の障壁になる可能性があります。長期的な利用を前提にした形式の選択が重要になります。

2. 運用段階で起こりやすい失敗

2-1. 運用や更新が設計されていなかった

制作が完了した時点で事業が終了したように扱われ、更新や管理の仕組みが設計されていないケースがあります。誰が更新するのか、いつ見直すのかといった基本的なルールが決まっていない状態です。

その結果、公開されたまま更新されず、初年度で止まってしまうことがあります。デジタルアーカイブは公開後の運用が前提となる取り組みです。

2-2. 担当者しか理解していなかった

事業を属人的に進めてしまうと、背景や判断理由が共有されないまま進むことがあります。資料が残っていない、設計の意図が説明できないといった状態になりやすくなります。

その結果、担当者の異動と同時に事業が止まってしまうことがあります。引き継ぎを前提にした設計がなければ、継続は難しくなります。

3. 組織面で起こりやすい失敗

3-1. 部署連携がなく広がらなかった

デジタルアーカイブが担当課の取り組みとして完結してしまい、教育、観光、広報、防災など他部署との連携が生まれないケースがあります。本来は複数の施策で活用される基盤となる可能性がありますが、一部の事業に限定されてしまいます。

その結果、組織全体としての価値が見えにくくなり、事業の広がりが生まれません。基盤としての視点を持つことが重要になります。

3-2. 事業成果を説明できなかった

目的が曖昧なまま進めた場合、何を達成したのか、何が変わったのか、どのような価値が生まれたのかを説明できなくなることがあります。成果が整理されていないため、事業の評価が難しくなります。

この状態では、次年度の継続や拡張につながりにくくなります。成果を説明できる設計を最初から持つことが重要です。

4. 失敗の共通原因

作る前に考えるべきことが整理されていない

ここまで挙げた失敗の多くには共通する原因があります。それは、制作の前に考えるべきことが十分に整理されていなかったという点です。

多くの場合、技術が不足していたわけでも、人手が足りなかったわけでもありません。事業の判断軸や目的が共有されていなかったことが、失敗につながっています。

8. 本章のまとめ

ここで挙げた失敗の多くは、事前に防ぐことができたものです。目的、活用方法、運用体制、引き継ぎの考え方を最初に整理していれば、回避できたケースがほとんどです。

デジタルアーカイブ事業では、制作よりも設計が重要になります。作る前に考えるべきことを整理しておくことが、長期的に価値を持つアーカイブを実現するための前提になります。

次章では、ここまでの内容を踏まえ、デジタルアーカイブを成功させるための基本的な考え方を整理します。