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広報ブログ
2019.04.19

【広報担当MブログVol.6】仕事の効率を考えてみる日

金曜日更新担当のMです!
Twitterを始めた時に「Mです!」と言っていたのですが、実は下の名前のイニシャル笑。
今更ですが「下の名前で呼んで頂いて本当すみません!!」と思っているMですが、これからも変わらず宜しくお願いします!

そして毎週blogの楽しみに「自分で撮った写真を入れてみる」を実践してみたいと思うのでそちらも合わせて読んでくださいね〜

さて今日のblogは私自身の仕事効率化について。今まで経験を生かしてリプロネクストで取り入れた事をまとめてみました。入社後すぐに実行しているお話なので是非参考になることがあれば嬉しいです。

 

早速ですが、過去の私、スケジュール管理がとても苦手でした。手帳を持たない私がパソコンと向き合う仕事になってからデジタル上で管理するって便利だなと思いました。

タスクを書き出す

trello

タスクとはGoogleで調べると「課された仕事。課題。」とのこと。
リプロネクスト業務で言えば、Googleマイビジネスを更新する日、LINE@を送信する日、Blog更新する日・・・など決まったリズムでこなす仕事もあればペーパーアイテムデザイン、映像制作など受注を受けてからのお仕事もあります。

そこでメインで使っている管理ソフトはTrello。

まずは自分のルールを作る

自分のルールを作る

ある程度のルールがあればゴールが見えやすくなり理解できる=行動しやすいと思っています。また、ルールがあれば他の人も同じく作業してもらう=効率になるなと体験して思いました。

 

ToDo、優先、区分などを自分の言葉で表記。私はわかりやすく日本語に。一覧でみた時に更にわかりやすく入力しています。
私のTrelloでは「するべきこと」からスタートし、「進行中」「プレビュー中」「納品済み」「終了」のリストへ移動。進行している案件や動いていないものがひと目でわかります。

他にもタスク内に文章を入力したり、アラートや添付ファイルも保存可能です。実はこのblogも毎回Trelloに下書きをしてからWordPressへ反映しています。

 

一覧がビジュアル的にも、案件を忘れていないかなど「見たらわかる」という利点が個人的に好きで、更に携帯にも同期出来るのでアプリを入れれば外出先からも閲覧・修正可能です。

 

まだ社内で共有をしていないのですが、Trello上で共有も可能です。私はこれをつかってから日程管理が好きになりました。また他にもSlackでも共有可能なので慣れてきたら使ってみようかなと思います。

 

社内で共有するするコンタクトツール”Slack”

slack

リプロネクストに入社してからどうしても導入したかったツールはSlack。ChatWorkやLINEでもメッセージやり取りができますが、LINEはプライベートツールとして分けたいし、色んな会話をした上、すぐに探したい仕事の画像や文章があると遡りにくい。公私混同せず仕事とプライベートを分けることも大事かなと。

 

そしてSlackは会話や添付ファイルをパソコンから検索しやすい。セキュリティもしっかりしてくれているようなので安心。ChatWorkでもいいんですけどね、シンプルな上みんなが使っているということでシフトしました。
スレッド(家)の中でもチャンネル(部屋)を分けることができるのが嬉しい。



チャンネルを分け項目事に沿ってやり取りをするように心がけています。

家で例えるならば「家の中が散乱」しませんよね笑。せっかく使うのであれば、整理整頓も必要かなと。何事も整頓されてた方が気持ちいいですよね!

他のスレッド(家)も作れるので1回ログインすれば色んな会話に参加可能!オンラインサロンでもSlackを使ってコミニュケーションしたりしていますよね!そして、その他にも使っている便利ツールをもう一つ。

項目ごとにマニュアル化できるツール”OneNote”

onenote

手書きでノートにメモするのも大事。でも時々ホワイトボードに書いた文字、パソコンでのスクリーンショット画像など「目で見たらわかりやすい」と思うまとめをしたい時にとても便利。画像や文字をタブ(付箋)で仕分け出来るツール。



初めての仕事や引き継ぎ・・・教えてもらうことに精一杯。その日理解していても聞くことや覚えようと身につけることで精一杯。次は1人でやろう!と思っているのに日にちが空いたら「メモしたはずだけどわからない!」と思うことも。手書きのメモじゃ限界!と、そんな時にきっと便利。



パソコンで作業する「画面操作」「アプリやツール操作」時などの画面をスクリーンショットしておき、その画像をOneNoteへドラッグすることで記録完了。補足したい文字も入力できるのでとても便利。
他にも、ちょっとした機能を調べたい時、ネットで検索すれば解決出来ることもあります。

 

知りたい情報はごく一部。検索ワードがわからない・・・情報ありすぎて・・・時間がかかる・・・ということが多々あるんです。OneNoteで自分メモを抜粋して記録しておく。そんな使い方もしています。



仕事面で言えば、業務がデジタル化されていれば新しく入社した人へ伝達しやすいなどOnoNoteに記載あります!で、業務効率が期待できるかもしれません。そんな未来を想像しながらコツコツ行っていることが「やっていてよかった」と思える日が来るかなと思い取り入れてみようと思いました。

 

以上、3つのツールは無料版で今すぐ試せます!今現在は不便はありません。また業務や作業によって取り入れてみて便利・不要はあると思います。私の使い方以外にも「こうしたら便利だったよ」というものがあれば教えていただきたいし、他の便利ソフトもあれば教えてください!

それではまた来週更新しますね!よい週末を★

 

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