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「オンライン会議は意見を出し合うだけで、インタラクティブに会議を進められない…」
「本当は双方向のセミナーをやりたいのに、どうしても講義形式になってしまう…」
Web会議やオンラインセミナーを開催して、このように思ったことはありませんか？
オンラインだからこその課題に直面している方も多いでしょう。
そこで今回は、そんな悩みを少しでも解決に導くWebセミナー・会議で使える便利ツールをご紹介します。
この記事を読んだ後に、Web会議の進め方を改めて考え直すきっかけになれば嬉しいです。
目次
まず、Web会議と対面の会議の違いを見ていきましょう。
Web会議は対面と比べて一方通行になりがち。コミュニケーションがリアルと比べて取りにくいことが挙げられます。
Web会議と対面会議についてのアンケートでは、Web会議で困っていることに「話すタイミングが難しい」「反応がわかりにくい／伝わりにくい」などの意見が集まりました。
▶︎▶︎参考：WEB会議と対面会議どっちがいい？男女527人にアンケート調査
会議を行う上で円滑なコミュニケーションは必須。このような課題を少しでも解消すべく、様々なお役立ちツールが存在しています。
まず、Web会議のメリットをご紹介します。メリットは下記の3つ。
リアルな会議やセミナーでは、開催場所ヘ向かう際の移動時間がかかってしまいます。また遠方から参加する場合は、宿泊費や交通費などコストがかかっていました。
その点、Web会議は、どこからでもアクセス・参加が可能です。
自宅や好きな場所から参加できるので、時間や移動費などのコストを大幅に削減できるのです。
またWebツールで資料を共有すれば、印刷コストも削減可能に。様々な準備は必要ですが、オンライン会議はトータルでコスト削減に繋がります。
参加者全員が集合しなければならないリアルな会議とは異なり、Web会議はどこからでも参加できます。出張先からでもパソコンやスマートフォンさえあれば参加できるので、スケジュールに左右されないのです。
「必要な役員が揃わず会議が開催できなかった」「会議が延期された」などのトラブル防止に繋がるだけでなく、予定通りに会議を開催することでスムーズな意思決定ができ、テンポよくビジネスを進めることが可能になります。
優秀な人材の確保に努めている企業も多いでしょう。採用を進める中、遠方にいるからという理由で採用できないのは残念ですよね。
オンラインコミュニケーションの仕組みが整えば、どこからでも働くことが可能になります。オフィスから離れた場所にいる方でも、テレワークで活躍してもらえるのです。
今は自由な働き方ができる時代。テレワークできる環境が整っている企業は、これからの時代にマッチしていると言えそうです。
続いて、Web会議のデメリットを3つご紹介します。
Web会議は、カメラに映った表情や雰囲気を見ながら会話を進めます。
しかし、会議資料を見ながら話すと視線が合わなかったり、リアルよりも相手の表情を読み取るのは困難。そのため、会話のテンポがズレたり、話すタイミングが図りにくいというデメリットがあります。
表情や声が伝わりやすいように高画質カメラや照明・マイクを使用するなど、相手に伝わりやすい工夫をすることが大切です。
通信環境によっては映像が乱れたり、ノイズが入ってしまうこともあるでしょう。
Web会議を開催する際は、通信環境を整えておくことが必要です。
事前にWi-Fiやインターネットの接続を確認しておくと、当日の会議も安心して行えます。
Web会議はパソコンやスマートフォンなどのデバイスを使って行う会議です。そのため、Web会議専用のツールを使用するのが一般的。
しかしツールごとに使い方が異なるので、初心者やデジタルが苦手な方は難しく思う方もいるでしょう。
ですので、使用するツールの使い方をあらかじめ知っておくことが大切です。ボタンの位置や設定方法など、Web会議を行う前に練習して慣れておくとスムーズに会議を行えます。
ここからは、実際にWebセミナーやWeb会議を開催する際におすすめなツールをご紹介します。8つのツールをまとめましたので、開催するWeb会議に適したツールをご活用ください。
slidoは、匿名でコメントや質問を書き込めるリアルタイムチャットサービスです。
オンラインのイベントであれば特に、手を挙げての質問に対するハードルが高くなりますよね。しかし、sli.doは匿名で気軽に発言が可能。
上手く活用すればより活発なセミナーになります。講師側も参加者の反応がリアルタイムで流れてくるので、参加者の理解度や雰囲気を確認しながら講座を進められるのです。
大人数のオンラインセミナー／カンファレンス／学校の授業／講義等に最適なツールです。
リアルタイムでアンケートを回収・集計できる「respon」。responで主にできることは下記の3つ。
高校や大学での授業はもちろん、説明会や講演会など幅広く活用されているサービスです。無料プランもありますので、気になる方はチェックしてみてください。
「mentimeter」は、リアルタイムでアンケートを集計できるサービスです。URLを配布し、アンケートをリアルタイムで集計・表示が可能。オンライン講座やセミナー、イベントなどでおすすめです。
参加者の雰囲気をつかむためにアンケートを実施しても良いですし、終了後に感想を受け付けても良いですね。
オンラインホワイトボードツールの「miro」。ただのホワイトボードではなく、様々なワークをmiroだけで実現できるのです。
マインドマップや、ブレーンストーミング、カスタマージャーニー、ビジネスモデルキャンパスなど。あらゆるフレームワークやワークを複数名リアルタイムで行うことができます。
今や手放すことのできないアイテムです。
Web会議向けの議事録作成支援ツール「Texta_」。Web会議の内容を自動かつリアルタイムで文字起こししてくれるという優れもの。会議の議事録を自動で行ってくれるので、業務の効率化を図れます。
また、自社がWeb会議を開催する場合ではなく、受講する際の記録用としての活用も良いでしょう。シンプルではありますが、いろいろと活用法が考えられるツールです。
早押しクイズを簡単に作成し、実際に参加者同士で競うことができる「みんはや」。
セミナーやイベント等のアイスブレイクで使用したり、セミナー最後に理解度をゲーム感覚で確かめたりと、使い方次第で様々なことができます。
みんはやを使用するには、アプリをインストールする必要があります。気になる方は下記からダウンロードしてみてください。
▶︎▶︎みんはや App Store
▶︎▶︎みんはや Google Play
「Petari」は、Webページに付箋が貼れるサービス。URLを共有すれば、参加者がオンライン上で付箋を貼って情報を共有できます。
付箋のサイズや色変更、タイマー機能など便利な機能が豊富。シンプルな見た目なので、パッと見たときに情報をチェックしやすいのが特徴です。
ちょっとした意見交換やブレストなどにオススメなツールです。
Web会議を行うには事前準備が必須。ここでは、Web会議に必要な道具をまとめてご紹介します。
準備する道具は下記の通り。
パソコンやスマートフォンなど、オンライン接続できるデバイスを用意します。
通信環境のズレを防ぐためにも、Wi-Fiや有線LANなどの安定したネットワークに接続しておくと安心です。
Web会議専用のカメラを用意するのがおすすめ。
パソコンなどのデバイスにカメラが搭載されていることもありますが、専用カメラならより高画質に写ります。相手に表情が伝わりやすく、スムーズに会議を進行できるでしょう。
Web会議ツールは様々なものが存在しています。会議の形やシーンにあったツールを選びましょう。
パソコンに搭載されているマイクでも声を届けられますが、より鮮明に声を届けたい場合はマイクスピーカーを準備しておくと良いでしょう。
また、イヤホンとマイクがセットになっているヘッドセットもおすすめ。ノイズキャンセル機能や音量調節機能が搭載されていると、生活音を排除してWeb会議に参加できます。
最後に、Web会議をスムーズに進めるためのポイントを3つご紹介します。
当日のWeb会議をスムーズに行うために、スケジュール調整と資料共有を事前に行いましょう。
前もって資料を渡しておくことで当日のトラブルを防ぎ、会議を円滑に進められます。また、当日参加する人数や必要なデバイス等も事前にチェックしておきましょう。
オフィスで会議を開始する場合は、通信環境を整えておきます。また、テレワークで自宅やコワーキングスペースを利用する方もいるでしょう。
自宅で行う場合は生活音が防ぐために、適切なマイクスピーカーやヘッドセットを用意することが好ましいです。
もしくは、個室があるようなコワーキングスペースがおすすめ。周りの方に迷惑がかかることもないので、スムーズに会議を進められます。
Web会議ツールによって仕組みは異なります。下記のポイントを意識して、適切なWeb会議ツールを選びましょう。
ツールによっては無料トライアル可能な場合もあります。気になるツールがありましたら、事前にチェックしておくと安心です。
オンラインでのやり取りが一般的となり、Webツールも様々なものが登場しています。ツールを利用する際は、会議の目的に合ったものを選びご活用ください。
とはいえ、Web会議はツールを用意するだけでは開催はできません。周辺環境や事前準備をしっかり行った上で会議を開催しましょう。
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